Система распределения субсидий для Центра защиты прав и интересов детей

Проект

В рамках национального проекта «Образование» (утверждён президиумом Совета при Президенте РФ по стратегическому развитию и национальным проектам, протокол от 24.12.2018 N 16) деятельность Центра заключается в консультировании родителей и законных представителей детей, а также помощи гражданам, желающим стать опекунами и приёмными родителями.

Для выполнения этих целей были поставлены задачи по модернизации и развитию:

1. Информационно-консультационного портала «Растимдетей.рф», на котором граждане могут найти необходимую информацию и запросить индивидуальную консультацию и помощь.
2. Подсистемы распределения субсидий по профильным подотчётным НКО, адресно оказывающим помощь родителям, опекунам и детям (согласно Приказу №178 от 16.04.2021 г. в рамках федерального проекта «Современная школа»).

В наши задачи входило создание подсистемы распределения субсидий.

Ранее при подаче заявки на получение субсидии каждая НКО должна была предоставить минимум 14 бумажных документов. Экспертиза заявок проводилась в два этапа. На первом этапе заявки проверялись на полноту и правильность оформления и могли быть отклонены при отсутствии любого из необходимых документов, причём выяснялось это только в момент вскрытия конвертов. На втором этапе эксперты проводили качественную оценку заявок по девяти критериям. Заявку принимали, если она набирала более 25 баллов из максимально возможных 48. В спорных случаях заявка отправлялась на третий этап отбора — презентации проектов.

После заключения соглашения получатель гранта должен направлять по форме и в установленные сроки несколько бумажных документов: отчёты о расходах и достижении показателей, аналитический отчёт. Также было необходимо ежемесячно и ежеквартально отчитываться о расходах по электронной почте. В почте ответственных сотрудников Центра за месяц скапливались сотни таких писем.

Таких организаций-грантополучателей сейчас более 150, и процедура предоставления субсидий и получения отчётности значительно нагружает сотрудников Центра. Проект был призван минимизировать затраты рабочего времени и сократить объём бумажного документооборота при выдаче субсидий и получении отчётности.

Задачи

Суть проекта свелась к ключевым задачам автоматизации процессов проведения всероссийских грантовых конкурсов. Реализовать все требования позволили два наших модуля — TOT Воронка для сбора заявок и отчётов и TOT Экспертиза для их оценки.

В целом система должна была выполнять четыре большие задачи:

• автоматическая проверка заявок на первом этапе отбора;
• проведение экспертизы заявок на втором этапе отбора;
• сбор отчётности с грантополучателей и генерация печатных документов;
• формирование структурированной базы НКО и их заявок на субсидии.

Реализация

Весь проект занял примерно 4 месяца и включил в себя 4 основных этапа:

1. Предпроектное обследование.
2. Внедрение модуля TOT Воронка для сбора заявок и отчётов от подотчётных НКО.
3. Внедрение модуля TOT Экспертиза для проведения экспертизы заявок на гранты.
4. Обучение персонала, опытная эксплуатация и приёмочные испытания.

Все поставленные задачи мы решили в полном объёме. Теперь процедура сбора заявок и отчётов стала более быстрой и прозрачной:

Без бумаги
Сотрудник НКО подаёт заявку на грант через систему, прикладывая все необходимые цифровые документы, заверенные электронной подписью. Точно так же подаются отчёты о расходовании субсидий. Ничего печатать не надо.

Автоматический отсев
Система автоматически проверяет заявку на полноту и правильность заполнения и наличие требуемых документов. Заявка не принимается, пока не соответствует всем требованиям. Это экономит время специалистов — они работают только с полноценными заявками.

Экспертиза прямо в системе
Не нужно передавать заявки на экспертизу каким-то внешним специалистам. Можно проверить документы и оценить релевантность заявки внутри системы и выдать заключение — достойна она гранта или нет.

Актуальная статистика
Все заявки и отчёты остаются в единой базе. Можно проследить историю каждой заявки и грантополучателя. Естественно, базу можно фильтровать, сортировать, выгружать в Excel, иначе зачем она нужна.

Рука на пульсе
Все участники процесса всегда в курсе событий. Пользователи получают автоматические уведомления о смене статуса заявки и наступлении контрольных сроков.

Итог

Заказчик опасался, что в подотчётных НКО ответственные за отчётность сотрудники не смогут разобраться в новой для них системе. Однако опасения не оправдались: все отчёты были поданы вовремя и в нужной форме. Куратор проекта от Центра сам отлично разобрался в системе и принялся рьяно настраивать её под задачи организации.

Этот проект — яркий и довольно классический пример того, как работает цифровая трансформация. И без того отлаженные и понятные бизнес-процессы заказчика за счёт автоматизации значительно ускоряются; все объекты систематизированы, полная информация по ним находится за минуту; рабочее время сотрудников используется более эффективно.

Особенно приятно, что заказчик — не технологическая корпорация, а организация, занимающаяся острыми социальными вопросами. Это первый такой заказчик в нашей практике. Очень мотивирует осознание того, что наши решения помогут быстрее оказать помощь тем, кто в ней нуждается.